Kolaka Utara Gelar Bimbingan Teknis Penyusunan Peta Proses Bisnis, Berikut Penjelasan Kabag Ortala Setda Kolut

LASUSUA, TRENNEWS.ID – Penjabat (Pj) Bupati Kolaka Utara yang diwakili oleh Asisten III Sekretariat Daerah (Setda), Samsuddin, S.Pd., M.Pd., secara resmi membuka kegiatan Bimbingan Teknis (Bimtek) Penyusunan Peta Proses Bisnis di lingkungan Pemerintah Kabupaten Kolaka Utara tahun 2024, pada Jum’at (13/12/2024)

Dalam sambutannya, Samsuddin menyampaikan bahwa peta proses bisnis merupakan aset penting bagi organisasi. “Peta ini berfungsi sebagai dokumen atau database yang mengintegrasikan seluruh informasi organisasi, sehingga menjadi panduan strategis dalam menjalankan tugas-tugas pemerintahan,” ujarnya.

Kegiatan Bimtek ini diharapkan memberikan manfaat bagi para perencana dan administrator di lingkup pemerintahan Kabupaten Kolaka Utara. “Melalui pelatihan ini, peserta diharapkan dapat mengembangkan kemampuan dalam memetakan proses bisnis, sehingga mampu meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja di instansi masing-masing,” tambah Samsuddin.

Bimtek tersebut menjadi langkah strategis bagi Pemkab Kolaka Utara dalam mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik (good governance) dan mendukung pelaksanaan program-program prioritas di tahun mendatang.

Sementara itu, Kepala Bagian Organisasi Setda kabupaten Kolaka Utara, Rony Bambang,SP,.M.Si kepada TrenNews.id menjelaskan, tugas bagian organisasi dalam penyusunan peta proses bisnis instansi pemerintah daerah melibatkan serangkaian kegiatan yang berfokus pada analisis, pemetaan, dan pengelolaan alur proses bisnis untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja organisasi.

Berikut ia sampaikan uraian tugas utama bagian organisasi dalam hal ini:

1. Melakukan Analisis Proses Bisnis yang Ada
Mengidentifikasi dan mendokumentasikan proses bisnis yang berjalan di setiap unit kerja dalam instansi pemerintah daerah.

Menyusun daftar semua aktivitas yang dilakukan dalam setiap proses, serta siapa yang bertanggung jawab.
Mengumpulkan informasi terkait kendala dan tantangan yang dihadapi dalam pelaksanaan proses bisnis.

2. Mengembangkan Peta Proses Bisnis
Membuat representasi visual (peta) dari alur proses bisnis yang ada di instansi pemerintah daerah, mencakup setiap tahapan, alur, serta hubungan antar unit.

Menggunakan berbagai metode pemodelan proses bisnis seperti BPMN (Business Process Model and Notation) atau flowchart untuk memetakan proses secara jelas dan sistematis.
Menyusun peta proses bisnis berdasarkan kategori atau area fungsional untuk memudahkan analisis dan pemahaman.

3. Identifikasi Proses yang Perlu Ditingkatkan
Melakukan evaluasi terhadap peta proses bisnis untuk mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan atau efisiensi.

Menyusun rekomendasi untuk perbaikan proses, seperti pengurangan duplikasi, eliminasi langkah yang tidak efektif, atau digitalisasi proses.

4. Koordinasi dengan Stakeholder
Berkolaborasi dengan berbagai pihak terkait di instansi pemerintah daerah, seperti kepala dinas, pejabat struktural, atau pegawai terkait untuk mendapatkan masukan dan klarifikasi mengenai proses yang ada.

Mengadakan workshop atau pertemuan untuk menggali informasi lebih lanjut tentang prosedur kerja yang tidak terdokumentasi atau mungkin masih menggunakan pendekatan manual.

5. Dokumentasi dan Penyusunan Laporan
Menyusun dokumen peta proses bisnis yang telah diperbarui dan memberikan laporan yang jelas kepada pihak manajemen.

Mendokumentasikan setiap perubahan dan rekomendasi yang dihasilkan selama proses penyusunan peta bisnis.

6. Penyusunan Rencana Tindak Lanjut
Mengusulkan langkah-langkah yang harus dilakukan untuk implementasi perbaikan dalam proses bisnis.
Merencanakan tahap implementasi perubahan berdasarkan hasil analisis peta proses yang sudah disusun, termasuk jadwal dan penanggung jawabnya.

7. Pemantauan dan Evaluasi
Melakukan pemantauan terhadap implementasi peta proses bisnis yang baru atau yang telah diperbarui.
Melakukan evaluasi untuk memastikan bahwa perbaikan yang dilakukan berdampak positif terhadap efektivitas dan efisiensi kerja di instansi pemerintah daerah.

Tugas-tugas ini bertujuan untuk memastikan bahwa alur kerja dalam instansi pemerintah daerah dapat lebih terstruktur, transparan, dan efisien dalam mendukung pencapaian tujuan organisasi.
(Redaksi)